Open Dental toimii edelleen vastaanoton hallintajärjestelmänäsi ja potilaskertomuksesi tallennuspaikkana. Digital Fax käyttää samaa reaaliaikaista synkronointiyhteyttä kuin muutkin Intake.Dental-palvelun osat: Open Dentalin julkaisemaa sovellusrajapintaa (API), jota eConnector-palvelin tarjoaa omalla palvelimellasi. Suoraa pääsyä tietokantaan ei ole, eikä työasemillesi tarvitse asentaa mitään. Arkistoitu faksi muuttuu tavalliseksi asiakirjaksi potilaan kuvantamismoduulissa, joten se säilyy Open Dentalissa, vaikka lopettaisit palvelumme käytön. Säilytämme myös salatun kopion jokaisesta faksista omalla palvelimellamme.
Saapuvat faksit lähetetään vastaanottoasi varten määritettyyn faksinumeroon ja päätyvät hallintapaneelisi Digital Fax -saapuneet-kansioon. PDF-tiedosto tallennetaan salattuna ennen kuin mitään muuta tapahtuu, joten jopa faksi, jota tekoäly ei pysty lukemaan, säilytetään tiimisi käyttöön. Vastaanotto voi saada jokaisesta uudesta faksista sähköpostiviestin, jossa on faksin tyyppi, yhden rivin tiivistelmä ja linkki hallintapaneeliin. Sähköpostiviesti ei koskaan sisällä itse PDF-tiedostoa, ja siinä mainitaan potilaan nimi vasta, kun potilaan henkilöllisyys on vahvistettu omien tietojesi perusteella. Roskapostina tai joukkopostituksena lähetetyt faksit arkistoidaan, eikä niistä lähetetä sähköpostiviestiä.
Jokainen faksi tulkitaan asiakirjaksi, myös huonolaatuiset skannaukset. Sille määritetään tyyppi, yhteenveto lähettäjästä ja siitä, mitä toimistolta pyydetään, sekä potilas, jota asia koskee. Potilas tunnistetaan automaattisesti vain, jos faksin sukunimi ja syntymäaika vastaavat täsmälleen yhtä potilasta tietokannassanne. Muissa tapauksissa tunnistus jää ehdotukseksi, ja tiiminne valitsee potilaan. Tekoälyä on ohjeistettu olemaan arvaamatta syntymäaikaa.
Tiimisi vahvistaa potilaan tiedot ja napsauttaa Tallenna-painiketta. PDF-tiedosto ladataan kyseisen potilaan kuvantamismoduuliin, faksityypin mukaan valittuun kansioon, joka löytyy nimellä omasta kuvantamisasetuksestasi: lähetteet ja potilastietopyynnöt menevät kansioon ”Letters”, vakuutusetuudet ja EOB-ilmoitukset menevät kansioon ”Insurance”, lääketieteelliset lausunnot ja reseptit menevät kansioon ”Medical History”, laboratoriolomakkeet menevät kansioon ”Lab Slips” ja laskut menevät kansioon ”Financial”. Jokaiselle tyypille on varakansiot, kuten Potilastiedot tai Sekalaiset. Jos mitään näistä kansioista ei ole käytössä toimistossanne, faksia ei siirretä ensimmäiseen löytyvään kansioon. Se säilytetään Intake.Dental-kansiossa, ja tämä merkitään potilaskertomukseen. Samaan potilaskertomukseen kirjoitetaan viestilokimerkintä, esimerkiksi: ”Faksi numerosta (760) 555-0100 (lähetteet) arkistoitu kansioon Kuvantaminen > Kirjeet”, jota seuraa yhteenveto.
Jos käytät myös vakuutustarkistusta: kun etuustarkistusta ei voida käsitellä sähköisesti, tarkistus pyytää maksajaa lähettämään faksilla erittelyn etuuksista. Kun faksi saapuu, tiedot syötetään potilaan toimenpiteittäisiin korvausriveihin: korvausprosentti, omavastuuosuus, sovelletaanko omavastuuta, toistuvuus, odotusjakso ja ikärajat, niissä kohdissa, joihin maksaja on ne merkinnyt. Kun tiimisi hyväksyy tiedot, PDF-tiedosto arkistoidaan potilaan Kuvantaminen > Vakuutus -kansioon, ja siihen lisätään kommentti, jossa mainitaan maksaja ja kuinka monta korvausriviä on kirjattu. Jos kahdella potilastiedostolla on sama potilaskortin numero, kumpaankaan korttiin ei arkistoida mitään.
Ota digitaalinen faksi käyttöön hallintapaneelissa, niin määritämme vastaanotollesi faksinumeron. Jos haluat jatkaa nykyisen faksinumeron käyttöä, pyydä puhelinoperaattoriasi ohjaamaan puhelut uuteen numeroon. Jos vastaanottosi on jo kytketty Open Dental -ohjelmistoon kauttamme (API-avain on liitetty Open Dentalin API-asetuksiin ja eConnector on käynnissä), tiedostojen tallentaminen Imaging-palveluun ei vaadi ylimääräisiä asetuksia. Palvelu käyttää vastaanottosi olemassa olevia Imaging-kansionimiä, joten tarkista, että kansiot kuten Letters, Insurance ja Lab Slips ovat olemassa. Digitaalinen faksi on 99,99 dollaria kuukaudessa maksava lisäominaisuus, ja se sisältyy Practice Autopilot- ja AI Dental Office -paketteihin. Ennen potilastietojen siirtämistä allekirjoitetaan BAA-sopimus, ja faksit tallennetaan salattuina.
Tallenna ne digitaalisen faksin saapuneet-kansiosta. Faksit saapuvat PDF-tiedostoina vastaanottosi faksinumeroon, tekoäly lajittelee ne ja yhdistää ne potilaaseen, ja yhdellä napsautuksella PDF-tiedosto ladataan kyseisen potilaan kuvantamismoduuliin faksin tyypin mukaiselle kansiolle. Kenenkään ei tarvitse tulostaa, skannata tai vetää tiedostoa potilaskertomukseen.
Se riippuu faksin tyypistä. Lähetteet ja potilastietopyyntöjä käsitellään ”Letters”-kansiossa. Vakuutusetuudet ja EOB-ilmoitukset menevät ”Insurance”-kansioon. Lääketieteelliset lausunnot ja reseptit menevät ”Medical History”-kansioon. Laboratoriolomakkeet menevät ”Lab Slips”-kansioon. Laskut ja tiliotteet menevät ”Financial”-kansioon. Kaikki muu menee kansioon ”Letters” tai ”Miscellaneous”. Kansiot löytyvät nimellä omasta kuvankäsittelyasetuksestasi, ja jokaiselle tyypille on määritetty varakansiot. Jos mitään niistä ei löydy, faksia ei ladata, vaan se jää kansioon ”Intake.Dental”, joten se ei päädy koskaan vääriin kansioihin.
Vasta kun asia on varma. Faksi tunnistetaan automaattisesti, kun siinä oleva sukunimi ja syntymäaika vastaavat täsmälleen yhtä potilasta potilastiedoissanne. Muussa tapauksessa tekoälyn tulkinta nimestä näkyy vihjeenä, ja tiiminne valitsee potilaan ennen tietojen tallentamista. Mitään ei tallenneta potilaskertomukseen, ennen kuin joku tiiminne jäsenistä napsauttaa ”Tallenna”-painiketta.
Siinä kerrotaan, missä PDF-tiedosto sijaitsee. Tyypillinen viestiloki kuuluu seuraavasti: ”Faksi numerosta (760) 555-0100 (lähetys) tallennettu kansioon Imaging > Letters”, minkä jälkeen seuraa yhden rivin tiivistelmä. Jos lähetys epäonnistui, merkinnässä ilmoitetaan, että faksi on tallennettu kansioon Intake.Dental eikä vielä kansioon Imaging, jotta kukaan ei mene etsimään asiakirjaa, jota siellä ei ole.
Faksi on edelleen tallennettu potilaan tietoihin Intake.Dental-järjestelmässä, ja merkinnän mukaan se ei ole vielä Imaging-järjestelmässä. Automaattista uudelleenyrittämistä ei tapahdu. Lähetä faksi uudelleen, kun Open Dental on jälleen käytettävissä, jotta se lisätään Imaging-järjestelmään. Uudelleenlähettäminen on turvallista.
Ei, kunhan asiakirjan kuvaus Imaging-järjestelmässä sisältää edelleen sen faksiviitteen, kuten [fax 7a1b2c3d]. Ennen lataamista koko kaavio tarkistetaan kyseisen viitteen varalta. Jos joku nimeää asiakirjan uudelleen ja poistaa viitteen, myöhempi uudelleenarkistointi voi lisätä toisen kopion.
Kyllä. Lähetä hallintapaneelista PDF-tiedosto, johon on liitetty kansilehti, ja tarkista, onko se perillä. Faksit lähetetään vastaanoton omasta faksinumerosta, joten vastaukset saapuvat suoraan sähköpostilaatikkoosi. Jos vastaanotolla ei vielä ole omaa numeroa, lähetystä ei hyväksytä, eikä sitä lähetetä jonkun toisen numeron kautta.
Kun maksaja lähettää faksilla takaisin korvauserittelyn, jota vahvistusprosessi vaati, tiedot syötetään kyseisen potilaan toimenpiteittäisiin korvausriveihin. Kun tiimisi on hyväksynyt ne, PDF-tiedosto siirretään potilaan Kuvantaminen > Vakuutus -kansioon yhdessä viestilokin merkinnän kanssa. Korvausrivit sijaitsevat Intake.Dental-tietokannassa. Mitään tietoja ei tallenneta vakuutusohjelman etuustaulukkoon Open Dental -ohjelmistossa.
Ei. Tiedostojen lataaminen potilaskertomukseen on tarkoitettu ainoastaan Open Dental -ohjelmistolle. Muissa hammaslääkäritoimiston ohjelmistoissa faksi tallennetaan potilaan asiakirjoihin Intake.Dental-ohjelmistossa, ja jos järjestelmänne hyväksyy meiltä tulevia muistiinpanoja, potilaskertomuksessa oleva muistiinpano viittaa siihen.
Ei. Faksissa mainitaan usein potilaan nimi ja sairaus, joten ilmoitussähköpostissa on vain faksin tyyppi, yhden rivin pituinen yhteenveto ja linkki hallintapaneeliin, johon pääsy edellyttää kirjautumista. Potilaan nimi mainitaan vasta, kun vastaavuus on vahvistettu omien tietojenne perusteella.
Jos Open Dental -toimistossasi tulostetaan edelleen fakseja, skannataan ne ja vedetään ne Imaging-järjestelmään, tämä poistaa nämä vaiheet. Faksit saapuvat omalle numerollesi, tekoäly lajittelee ja tiivistää ne sekä yhdistää ne potilaaseen, kun se on varma asiasta, ja yhdellä napsautuksella PDF-tiedosto arkistoidaan oikeaan Imaging-kansioon yhdessä potilaskertomuksen merkinnän kanssa. Vakuutusetuja koskevat faksit täyttävät myös vakuutusturvatabelisi. Open Dental pysyy potilaskertomuksesi hallintajärjestelmänä.
Open Dental on Open Dental Software, Inc.:n tavaramerkki. Intake.Dental on itsenäinen tuote, eikä se ole millään tavalla sidoksissa Open Dental Software, Inc.:iin, eikä se ole kyseisen yrityksen suosittelema tai sponsoroima.
Vastaanottosi saa oman faksinumeron, ja jokainen saapuva faksi päätyy hallintapaneelisi saapuneet-kansioon faksilokeron sijaan. Tekoäly lukee jokaisen faksin, lajittelee sen (lähetteet, potilastietopyyntöjä, vakuutuskorvaukset, EOB-selvitykset, lääkärintodistukset, reseptit, laboratoriolomakkeet, laskut), laatii yhden rivin tiivistelmän ja yhdistää sen potilaaseen, kun faksissa oleva nimi ja syntymäaika viittaavat tarkalleen yhteen potilaaseen. Roskapostifaksit arkistoidaan heti saapumisen yhteydessä. Kun tiimisi arkistoi faksin, PDF-tiedosto ladataan kyseisen potilaan kuvantamismoduuliin Open Dental -ohjelmistossa faksin tyyppiä vastaavaan kansioon, ja viestilokiin merkitään, mihin se on tallennettu. Voit myös lähettää fakseja hallintapaneelista ja tarkistaa, ovatko ne perille menneet. Open Dental toimii edelleen potilaskertomuksesi ja rekisterijärjestelmänäsi.
20 minuutin läpikäynti käyttäen teidän aikatauluanne ja toimenpidekoodejanne. Ei vaihtoa, ei migraatiota, ei järjestelmän uusimista.
