Allekirjoittakaa kerran käyttöönoton aikana. Siitä lähtien jokainen potilaan täyttämä terveyshistoria allekirjoitetaan automaattisesti vastaanottavan hammaslääkärin toimesta, kun se tarkistetaan — ei paperia, ei unohdettuja allekirjoituksia, ei päivän lopun pinoa.
Jokainen allekirjoitus on sidottu tarkistuksen tarkkaan hetkeen kryptografisella aikaleimalla. Allekirjoitettu PDF näyttää kuka allekirjoitti, milloin, millä laitteella, ja tuottaa todennettavan auditointilokiin, jonka hoitovirhelähettäjänne voi pyytää tarvittaessa.
Allekirjoitetut terveyshistoriat salataan kenttätasolla AES-256-GCM:llä ja kirjataan takaisin potilaan tietoihin PMS-järjestelmässänne. Alkuperäiskappaleet säilytetään osavaltionnne asiakirjojen säilytyssäännön mukaisesti — 7, 10 tai potilaan elinajan ajan.
Ei ole yhtä valtakunnallista säädöstä, joka luetteloi jokaisen osavaltion, joka vaatii hammaslääkärin allekirjoituksen potilaan terveyshistoriaan. Vaatimus tulee yleensä osavaltion hammaslääketieteellisten lautakuntien säännöistä tai hoitovirhelähettäjien standardeista, jotka pitävät hammaslääkärin tarkistusta ja allekirjoitusta hoitostandardina. Muutama esimerkki:
Michigan Administrative Code R 338.11120 (Hammashoitomerkinnät) vaatii, että hammaslääkärin hoitomerkintöihin sisältyy potilaan lääketieteellinen ja hammashoitohistoria ja että hammaslääkäri — tai hammashoitaja — tunnistaa itsensä merkinnässä jokaisesta toimenpiteestä. Lautakunta tulkitsee tämän vaatimuksena, että hammaslääkärin on allekirjoitettava tai parafoimaa terveyshistoria-osuus merkinnästä.
Lähde: Michigan Administrative Code R 338.11120.
California Dental Association neuvoo, että sen jälkeen kun hammashoitoalan ammattilainen on käynyt terveyshistorialomakkeen läpi potilaan kanssa, lomake tulisi myös palveluntarjoajan allekirjoittaa ja päivätä. Tämä on ammattiohjaus eikä kodifioitu säädös, mutta Kalifornian vastuulähettäjät ja Dental Practice Act yleisesti ottaen pitävät hammaslääkärin allekirjoitusta vaadituna osana potilasrekisteriä.
Lähde: California Dental Association -käytäntöohjaus.
CDC:n, osavaltion hammaslääketieteellisten lautakuntien ja hoitovirhelähettäjien lähteet toteavat, että terveyshistorialomakkeen hankkimatta jättäminen ja hammaslääkärin allekirjoituksen puuttuminen voidaan käsitellä huolimattomuutena. Texas, Florida, New York ja monet muut osavaltiot ilmaisevat saman odotuksen lautakuntien ohjeiden ja lähettäjäsopimusten kautta eksplisiittisten säädösten sijaan — mutta käytännön standardi on sama.
Parhaassa tapauksessa ei mitään. Pahimmassa tapauksessa — potilaalla on haittavaikutus, historiassa paljastettu lääke-interaktio, tai osavaltion lautakunnalta saapuu asiakirjapyyntö — allekirjoittamaton terveyshistoria tulee todiste A:ksi. Sekä hoitovirhelähettäjät että kantajan asianajajat etsivät täsmälleen tätä aukkoa.
Korjaus ei ole kovempi koulutus tai tiukemmat tarkistuslistat. Korjaus on tehdä mahdottomaksi, että valmis ilmoittautuminen päätyy tietoihin ilman lääkärin allekirjoitusta. Sitä automaattinen vastaallekirjoittaminen tekee.
Neljä vaihetta, kaikki kulissien takana. Potilas ei koskaan näe sitä. Lääkäri allekirjoittaa kerran ja unohtaa sen.
Perehdytyksen aikana hammaslääkäri piirtää tai lataa allekirjoituksensa ja vahvistaa nimensä ja lisenssinsä numeron. Siinä kaikki — allekirjoitus säilyy salattuna vastaanotonne holvissa.
Potilas täyttää terveyshistorian millä tahansa laitteella. Kaikki vastaukset salataan niiden syöttämisen aikana ja kootaan PDF:ksi lähetettäessä.
PDF saapuu palveluntarjoajan tarkistusjonoon. Yksi napautus kojelaudalla soveltaa lääkärin sähköisen allekirjoituksen, aikaleiman ja lisenssinsä numeron terveyshistoria-lohkoon.
Vastakiroitettu PDF arkistoidaan manipuloinnilta suojatulla hajautusarvolla ja kirjoitetaan takaisin potilaan tietoihin Dentrix-, Eaglesoft-, Open Dental-, CareStack- tai muuhun PMS-järjestelmäänne.
Jokainen vastaanotto-PDF sisältää täydellisen tarkastusjäljen, jonka osavaltion terveydenhuollon valvontaviranomainen ja vastuuvakuutusyhtiönne haluavat nähdä — ilman että tiimienne tarvitsee koota sitä mitenkään.
Allekirjoitetut terveyshistoriat perivät saman salauksen, pääsynhallinnan ja BAA-suojan kuin muu Intake Dental. Jos olette jo asiakkaanamme, automaattinen vastakiroitus on oletuksena käytössä — ei ylimääräisiä asetuksia, ei lisämaksuja.
Missään osavaltiossa ei ole yleistä säädöstä, jossa lukisi “hammaslääkäreiden on allekirjoitettava terveyshistorialomakkeet”. Sen sijaan on olemassa yhdistelmä osavaltion hammaslääkärilautakuntien hallinnollisia sääntöjä (Michigan on selkein esimerkki), CDA-tyyppisiä ammatillisia suuntaviivoja (Kalifornia) ja vastuuvakuutusyhtiöiden sopimusehtoja (Texas, Florida, New York ja monet muut), jotka yhdessä käsittelevät allekirjoitusta hoitostandardina. Käytännön neuvo on allekirjoittaa jokainen.
Se näkyy hammaslääkärin visuaalisena allekirjoituksena (piirretty tai ladattu asetusten aikana) sekä painettuna nimenä, lisenssinnumerona, päivämääränä ja aikana palveluntarjoajalle varatussa allekirjoitusruudussa. Näkyvän allekirjoituksen alla on kryptografinen hajautusarvo, joka yhdistää sen tarkalleen dokumentin tavuihin, joten allekirjoitusta ei voida nostaa ja käyttää uudelleen toisessa lomakkeessa.
Liittovaltion ESIGN-lain ja UETA:n (hyväksytty 49 osavaltiossa) mukaan sähköisellä allekirjoituksella on sama oikeudellinen vaikutus kuin käsinkirjoitetulla allekirjoituksella, kunhan allekirjoittaja aikoi allekirjoittaa ja allekirjoitus liittyy luotettavasti asiakirjaan. Sähköinen allekirjoitusprosessimme täyttää molemmat vaatimukset — aikomus tallennetaan yhdellä napautuksella tapahtuvassa hyväksynnässä, ja allekirjoitus on kryptografisesti sidottu dokumenttiin. Joissakin osavaltion hammaslääkärilautakunnissa on erityisiä tietojen säilytyssääntöjä; noudatamme oletuksena tiukinta niistä.
Automaattinen vastakiroitus on sisäänrakennettu Intake Dentalin digitaaliseen vastaanottotyönkulkuun. Jos skannaat paperisia vastaanottolomakkeita, voitte silti lisätä hammaslääkärin sähköisen allekirjoituksen tarkistusjonon kautta, mutta menetätte potilaiden laite-/IP-tarkastusjäljen. Jos käytätte toista vastaanottotuotetta, voimme viedä allekirjoitetut PDF:t PMS-järjestelmäänne, mutta ette saa aikaleimaa tai manipuloinnilta suojattua hajautusarvoa, ellei vastaanotto elä järjestelmässämme alusta loppuun.
Lähde: CDC, osavaltion hammaslääketieteellisten lautakuntien ohjaus ja lähettäjien vaatimustenmukaisuusmuistiot.
Tämä sivu on informatiivinen, ei oikeudellinen neuvo. Tarkistakaa osavaltionne hammaslääketieteellisen lautakunnan säännöt ja hoitovirhelähettäjänne sopimus tarkasta vaatimuksesta, joka koskee vastaanottoa. Ydin on yksinkertainen: olipa säädös tai ei, hammaslääkärin allekirjoituksen pitäminen pakollisena on puolustettava asenne.
Allekirjoitetut terveyshistoriat tallennetaan vastaanottonneHIPAA-yhteensopivaan pilviholviin AES-256-GCM-kenttätason salauksella. Säilytysaika on oletuksena pidempi näistä: 10 vuotta viimeisestä käynnistä tai potilaan elinikä — kumpi osavaltion lautakuntanne vaatii. Voitte hakea minkä tahansa allekirjoitetun dokumentin täydellä tarkastusjäljellä milloin tahansa.
Hammaslääketieteelliset lautakunnat ja hoitovirhelähettäjät pitävät hammaslääkärin allekirjoitusta potilaan terveyshistoriassa osana hoitostandardia. Intake Dental soveltaa automaattisesti lääkärin sähköistä allekirjoitusta jokaiseen valmistuneeseen ilmoittautumis-PDF:ään — aikaleimalla, auditointiketjulla ja kirjauksella takaisin PMS-järjestelmäänne.
Luokaa ensimmäinen lomakkeenne alle minuutissa. Ei sopimuksia, ei painostusta.
