Tekoälypohjainen vastaanottojärjestelmä on ohjelmisto, joka hoitaa hammaslääkäriaseman hallinnolliset tehtävät automaattisesti: tekoälyvastaanottovirkailija vastaa puheluihin ja varaa aikoja ympäri vuorokauden yli 29 kielellä, vakuutusturvan kelpoisuus tarkistetaan automaattisesti ennen jokaista käyntiä, potilaat täyttävät digitaalisen esitietolomakkeen ennen saapumistaan, hoitomuistiinpanot laaditaan automaattisesti hoitajan tarkasteltaviksi ja seurantakäynnit täyttävät aikataulun – kaikki tiedot tallennetaan suoraan vastaanoton hallintajärjestelmään, jota tiimisi jo käyttää.
Jokainen vaihe toimii itsenäisesti, mutta järjestyksellä on merkitystä: PMS-yhteys syöttää tietoja AI-puhelimeen, AI-puhelin syöttää tietoja analytiikkaan, ja analytiikasta tulee kirjanpitokelpoista vasta, kun seurantatyökalu on asennettu verkkosivustollesi. Noudata ohjeita alusta loppuun.
Kaksisuuntainen synkronointi Dentrixin, Open Dentalin, Eaglesoftin, Dentrix Ascendin, CareStackin ja muiden järjestelmien kanssa. Alusta lukee aikataulusi, potilaasi, potilaskertomuksesi, vakuutustietosi ja kirjanpitosi – ja voi tallentaa takaisin varauksia, hoitomuistiinpanoja, asiakirjoja ja maksuja. PMS-järjestelmäsi pysyy virallisena tietolähteenä; mitään tietoja ei siirretä.
Front Desk AI ei ole pelkkä olemassa olevaan järjestelmään liitetty lisäosa – se on klinikalle tarkoitettu kattava pilvipohjainen VoIP-järjestelmä, joka on suunniteltu niin, että jokainen puhelun soitto syöttää tietoja samaan älykkääseen tietokantaan kuin lomakkeet, aikataulu ja kirjanpito.
Erillinen asiakaspalvelunumero sekä rajattomasti seurattavia lisänumeroita – yksi kutakin mainosta, kampanjaa, postitusta tai Google-profiilia kohti. Jokainen numero sisältää lähdetietonsa, joten kun puhelin soi, tiedät jo, mikä markkinointikustannus sai sen soimaan.
Luo puhelunohjausketjuja, jotka tervehtivät soittajia linjakohtaisesti, ohjaavat puhelut osastoittain tai palveluntarjoajittain, toistavat aukioloaikojen ulkopuolella soittaville tarkoitettuja viestejä ja ohjaavat soittajat oikeaan kohteeseen – vastaanottoon, vastaajaan tai tekoälyvastaajaan – ilman, että kenenkään tarvitsee koskettaa puhelinta.
Useimmat alustat raportoivat toimintaa – klikkauksia, näyttökertoja, käyntejä. Tämä alusta raportoi tuloksia, koska se on ainoa taso, joka havaitsee sekä mainoksen klikkauksen että hoidon loppuun saattamisen. Seuraavat tiedot tallennetaan automaattisesti, kun vaiheet 1 ja 5 on suoritettu:
Mainosklikkaukset tallennetaan klikkaus-ID:n ja hinnan kera heti, kun kävijä saapuu sivustolle — mainosalustoilta ei tarvitse viedä tietoja taulukkolaskentaohjelmaan.
Sivun katselukerrat, liikenteen lähteet, kampanjatunnisteet ja viittaussivustot — yhdistettynä yhdeksi kävijäkohtaiseksi poluksi, ei hajallaan oleviksi istunnoiksi.
Myös puhelut kulkevat samaa polkua: tulos, varaus, mielipide ja puhelun transkriptio, jotka on linkitetty siihen kampanjaan, joka sai puhelimen soimaan.
Terveydenhuollon tietoturvaloukkaukset eivät ole pelkkää teoriaa — terveydenhuollon toimijoilta vaaditaan lunnaita ja potilastietokantoja varastetaan. Tässä arkkitehtuurissa oletetaan pahin mahdollinen skenaario ja tehdään siitä merkityksetön:
Kaikki PMS-järjestelmän, potilaiden ja alustan välillä siirrettävä tieto kulkee salattujen TLS-yhteyksien kautta. Mitään tietoa ei lähetetä verkossa luettavassa muodossa.
Jokainen suojattu kenttä – nimi, syntymäaika, sairaus, potilaskortin merkintä – salataan erikseen AES-256-GCM-salausmenetelmällä ennen tallennusta. Kyseessä ei ole koko levyn salaus, joka avaa kaiken käynnistyksen yhteydessä: jokainen kenttä salataan erikseen.
Tämän lisäksi suojatut tiedot koodataan uudelleen yrityskohtaisiksi glyfimerkkeiksi, ja avaimet säilytetään erillään itse tietokannasta — se on kuin toinen lukko, jolla on toinen avain ja joka sijaitsee eri paikassa.
Ei. Alusta integroituu jo käyttämääsi potilashallintajärjestelmään (PMS) — kuten Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack ja muihin — kaksisuuntaisen synkronoinnin avulla. Potilashallintajärjestelmäsi pysyy pääasiallisena tietolähteenä, jokainen tietojen tallennus takaisin järjestelmään tapahtuu valinnaisesti ja sinä hallitset sitä, eikä siirrossa tai käyttökatkoksissa ole.
Kyllä. Se lukee reaaliaikaisen aikataulusi ja varaa todelliset vapaat ajat — ja noudattaa kunkin palveluntarjoajan sääntöjä, mukaan lukien sen, mitkä palveluntarjoajat voivat hoitaa kahta potilasta samanaikaisesti ja mitkä eivät saa koskaan tehdä päällekkäisiä varauksia. Se siirtää, peruuttaa ja kirjaa jokaisen puhelun potilastietoihin liittämällä siihen puhelun transkriptin, yhteenvedon ja lopputuloksen.
Tekoäly siirtää puhelun vastaanottoon toimistoaikana, ja toimistoajan ulkopuolella se jättää jäsennellyn viestin, jossa sitoudutaan soittamaan takaisin. Kummassakin tapauksessa henkilökuntasi saa käyttöönsä keskustelun täydellisen transkriptin ja taustatiedot, joten kenenkään ei tarvitse aloittaa keskustelua alusta.
Puhelimesi muuttuu etuoveksi, joka ei koskaan sulkeudu. Tekoäly vastaa jokaiseen puheluun, tunnistaa soittajan numeron perusteella ja keskustelee tämän kanssa hänen varauksestaan – hammashoitajasta, käynnin luonteesta ja maksamattomasta summasta – ilman ennalta laadittua puheluohjetta.
Potilaat täyttävät vahvistusviestissä olevat lomakkeet – lomakkeet yli 100 kielellä, sähköiset allekirjoitukset, valokuvat vakuutuskorteista ja henkilötodistuksista – ja vastaukset tallentuvat suoraan potilaskertomukseen. Kukaan ei kirjoita samaa asiaa kahdesti.
Jokaisen huomisen aikataulussa olevan potilaan tiedot tarkistetaan yön aikana automaattisesti — tiedot kelpoisuudesta, etuuksista ja puuttuvista tiedoista merkitään potilaskorttiin ennen kuin potilas ehtii istua alas.
Yksi pieni koodinpätkä verkkosivustollasi ja kaksi Google-valtuutusta riittävät, jotta markkinointilukusi eivät enää ole pelkkää arviota. Tämä on se askel, joka muuttaa lauseen ”saimme 50 klikkausta” lauseeksi ”Google Ads toi tällä vuosineljänneksellä yksitoista potilasta, joiden arvo oli 38 000 dollaria”.
Sanele tuolissa istuessasi tai anna järjestelmän laatia muistiinpanot päivän aikataulun perusteella jo ennen kuin edes istut alas. Tekoäly oppii kunkin hoitajan sanamuodot ja rakenteen, ja valmiit muistiinpanot siirretään suoraan potilashallintajärjestelmään.
Potilaat, joilla on suurin riski kadota, löydetään ja heihin otetaan yhteyttä ennen kuin he ehtivät kadota — ja maksamattomat laskut hoituvat itsestään maksulinkkien avulla hankalien puhelinsoittojen sijaan.
Tässä ei tarvitse tehdä mitään asetuksia — tässä vaiheessa vain todetaan se, mikä on jo totta. Jokainen synkronoimasi potilastietue on suojattu kahdella toisistaan riippumattomalla salauskerroksella, roolipohjaisella käyttöoikeudella ja kattavalla tapahtumalokilla, ja se tapahtuu allekirjoitetun liikekumppanisopimuksen puitteissa.
Jokainen puhelu tallennetaan ja tarkastetaan HIPAA-vaatimusten mukaisesti, ja se litteroidaan, tiivistetään ja merkitään tarkoituksen mukaan muutamassa sekunnissa puhelun päättymisen jälkeen. Vastaamattomien puheluiden lämpökartat osoittavat tarkasti, millä kellonajoilla tuloja menetetään, ja puhelun päättymisaste kertoo jokaisen vastatun puhelun osalta, varattiinko tapaaminen lopulta.
Koska puhelinjärjestelmä ja tekoälyvastaanottovirkailija toimivat samalla alustalla, siirtymä tapahtuu saumattomasti: tekoäly voi vastata työajan ulkopuolella tuleviin puheluihin, ottaa vastaan ylimääräiset puhelut, kun henkilökunta on potilaiden parissa, tai vastata kaikkiin puheluihin ympäri vuorokauden – ja varata ajan suoraan potilashallintajärjestelmään (PMS) samassa puhelussa, johon se vastasi.
Front Desk AI -lisäpalvelu maksaa 249,99 dollaria kuukaudessa — ja se sisältyy Practice Autopilot -pakettiin.
Katso puhelinjärjestelmän hinnat →Kun kävijästä tulee potilas – lomakkeen, puhelun tai ajanvarauksen kautta – nimetön asiakaspolku liitetään varsinaiseen potilaskertomukseen.
Käsitellyt ja kerätyt tulot ohjataan takaisin niitä tuottaneeseen kanavaan viiden eri attribuutiomallin mukaisesti: ensimmäinen kosketus (first-touch), viimeinen kosketus (last-touch), lineaarinen, ajan mukaan heikkenevä (time-decay) ja sijaintiin perustuva.
Tuotanto on jaoteltu potilaiden asuinpaikkojen mukaan postinumeroittain, joten voit nähdä, mitkä kaupunginosat – ja mitkä kanavat kyseisissä kaupunginosissa – tuottavat tuloksia.
Ero yhdellä lauseella: muut työkalut kertovat, mitä mainoksesi maksavat klikkausta kohti — tämä kertoo, mitä ne tuottavat potilasta kohti.
Käytännön seuraus: jos tietokanta joskus varastettaisiin kokonaan, varkaan hallussa olisi vain merkityksettömiä merkkijonoja – ei nimiä, ei syntymäpäiviä, ei potilashistoriaa. Hyökkääjän kannalta potilastiedot ovat käytännössä olemattomia.
Koko tietoturva-arkkitehtuuri – infrastruktuuri, auditointi, vaatimustenmukaisuus ja valinnainen lisätietoturvataso – löytyy Tietoturva-sivulta. Lue koko tietoturvakatsaus
Jopa kerätyn dollarin tarkkuudella. Jokaisen mainosklikin seuranta ulottuu verkkosivustovierailuun, lomakkeen täyttämiseen tai puheluun, potilastietueeseen ja hoidon loppuun saattamisesta saatuihin tuloihin – minkä jälkeen tulot kohdennetaan ensimmäisen kosketuksen, viimeisen kosketuksen, lineaarisen, ajan mukaan heikkenevän ja sijaintiin perustuvan mallin mukaisesti. Näet potilaskohtaiset kustannukset ja elinkaariarvon kanavakohtaisesti, et klikkauskohtaisia kustannuksia.
Potilastiedot salataan ensin kenttä kerrallaan AES-256-GCM-algoritmilla, minkä jälkeen ne koodataan uudelleen yrityksen omiksi glyfisymboleiksi ennen tallennusta. Salausavaimet säilytetään erillään tietokannasta. Jos joku varastaisi koko tietokannan, hänellä olisi hallussaan vain lukukelvottomia symboleja – ei nimiä, ei syntymäpäiviä, ei kliinisiä tietoja.
PMS-yhteyden muodostaminen tapahtuu yleensä samana päivänä, ja digitaalinen potilastietojen syöttö toimii heti sen jälkeen. Tekoälypuhelin otetaan käyttöön muutamassa päivässä — puhelunsiirto tai numeron siirto vie eniten aikaa. Google-yhteyksien muodostaminen kestää noin kymmenen minuuttia kojelaudassa olevan tarkistuslistan avulla. Useimmat vastaanotot ovat täysin automatisoituja kahden viikon kuluessa.
Kyllä. Kunkin toimipisteen potilaat, aikataulut ja analyysit on rajattu kyseiseen toimipisteeseen, kun taas ryhmätason hallintapaneelit kokoavat suorituskykytiedot toimipisteiden välillä.
Kyllä. Liikekumppanisopimus on vakiintunut käytäntö, käyttöoikeudet perustuvat rooleihin, ja jokainen potilastietoihin kohdistuva pääsy kirjataan tarkastuslokiin. Turvallisuus- ja HIPAA-vaatimustenmukaisuus-sivuilla kuvataan tilanne kattavasti.
Kaikki tällä sivulla esitellyt toiminnot ovat jo käytettävissä alustalla — tämä on juuri se vaiheittainen käyttöönotto, joka vie toimiston puhelinpeleistä ja paperisista muistilehdistä kohti asiakaspalvelua, joka vastaa jokaiseen puheluun, tarkistaa jokaisen suunnitelman, laatii omat muistiinpanonsa ja jäljittää jokaisen markkinointidollarin asiakkaan tuoliin asti. Varaa rauhallinen iltapäivä kahden ensimmäisen vaiheen suorittamiseen; loput otetaan käyttöön sitä mukaa kuin etenet.
20 minuutin läpikäynti omien lukujesi pohjalta: mitä tekoälypuhelin olisi vastannut viime viikolla, mitä tarkistus olisi havainnut ja mitä markkinointisi tosiasiassa tuottaa.
Practice Autopilot yhdistää koko asiakaspalvelun: tekoälypohjaisen puhelinvastaajan täydellisen pilvipuhelinjärjestelmän kanssa, tekoälypohjaiset potilaskertomukset, suoran PMS-integraation, rajoittamattomat vakuutustarkistukset, potilaiden maksut, ääniavusteisen parodontaalikartoituksen ja digitaalisen faksin – hintaan 873 € EUR/kk. Erikseen ostettuna samat lisäominaisuudet maksavat yli 1 200 dollaria kuukaudessa.
Säästä yli 300 dollaria kuukaudessa verrattuna yksittäisiin palveluihin
Ei sopimuksia • Voit irtisanoa milloin tahansa • 30 päivän rahat takaisin -takuu
Haluatko vain, että puhelut hoidetaan? AI Receptionist -paketti maksaa 499 dollaria kuukaudessa — katso hinnat
Haluatko kaiken mahdollisen — virtuaalikonsultaatiot, korvaushakemusten seurannan, Voice Perio -palvelun, ensisijaisen asiakastuen ja lisäksi ensiluokkaisen perehdytyksen? AI Dental Office -paketin hinta on 1 499,99 dollaria kuukaudessa — katso ”Everything”-taso
